L’Université de Lausanne (UNIL) attache une grande importance au respect de la vie privée des individus dont les données personnelles sont, à un moment ou à un autre, traitées dans le cadre de la relation qu’ils entretiennent avec l’Université.

L'article 15 de la Constitution du canton de Vaud (Cst-VD ; BLV 101.1) et la loi cantonale du 11 septembre 2007 sur la protection des données personnelles (LPrD ; BLV 172.65) disposent que toute personne a droit à la protection de sa sphère privée ainsi qu'à être protégée contre l’utilisation abusive des données qui la concernent.

En sa qualité de responsable du traitement lors de l’utilisation de la plateforme de recrutement ORSEE ou lors de votre participation à l’une des expériences comportementales du laboratoire des expériences comportementales de HEC (ci-après : HEC-LABEX), l’HEC-LABEX, rattaché à la Faculté des hautes études commerciales (HEC), respecte ces prérogatives.

La présente politique concerne le traitement de vos données personnelles collectées en qualité d’utilisateur de la plateforme de recrutement ORSEE d’HEC-LABEX ou de participant·e à l’une des expériences comportementales d’HEC-LABEX.

La présente politique de confidentialité est datée du 5 juin 2020. En créant un profil de participant·e sur la plateforme de recrutement ORSEE de HEC-LABEX ou en participant à l’une de nos expériences comportementales vous signifiez avoir pris connaissance de cette politique de confidentialité et acceptez que nous traitions vos données personnelles tel que décrit dans la présente politique de confidentialité.

La présente politique de confidentialité est susceptible d’être mise à jour de manière régulière, hypothèse dans laquelle vous en serez informé via le site https://labex.unil.ch/orsee. Tout recours à des prestations de la plateforme de recrutement ORSEE de HEC LABEX, suite à cette notification, sera considéré comme une acceptation de la dernière version de cette politique.

1. Qu’entend-on par données personnelles ?

Par données personnelles, on entend toutes les informations qui se rapportent à une personne identifiée ou identifiable. Une donnée personnelle peut soit permettre de vous identifier de manière directe (par exemple vos nom et prénom) ou de manière indirecte en recoupant diverses informations vous concernant (par exemple votre numéro de téléphone).

2. Quelles sont les données personnelles traitées par l’HEC-LABEX ?

L’accès en ligne à votre profil de participant sur la plateforme de recrutement ORSEE de HEC-LABEX est conditionné à la création d’un compte SWITCH edu-ID (système de double authentification avec votre adresse e-mail et votre numéro portable). Les conditions d’utilisation de SWITCH edu-ID sont disponibles sur : https://eduid.ch/web/tou/

Certaines données personnelles de votre compte SWITCH edu-ID sont automatiquement reprises et affichées sur votre profil de la plateforme de recrutement ORSEE de HEC-LABEX. Il s’agit des données personnelles suivantes :

• Prénom et nom de famille
• Adresse e-mail
• Numéro de téléphone portable
• Date de naissance

Ces données ne peuvent pas être modifiées sur votre profil de participant sur la plateforme de recrutement ORSEE de HEC-LABEX mais uniquement sur votre compte SWITCH edu-ID.

Lors de l’utilisation de la plateforme de recrutement ORSEE de HEC-LABEX, les données personnelles suivantes vous concernant sont collectées :

• Prénom et nom de famille
• Adresse e-mail
• Langue maternelle
• Date de naissance
• Genre
• Numéro de téléphone portable
• Université
• Faculté
• Profession (étudiant·e ou autre)

En plus de ces informations, il est possible d’enrichir votre profil de participant avec les données suivantes :

• Autre(s) langue(s)
• Volonté de participer à des expériences en ligne (Oui/ Non)
• Des informations bancaires qui permettent aux services financiers (HEC et UNIL) d’effectuer des virements bancaires facilités en votre faveur :
• Prénom et nom de famille du titulaire du compte (s’il s’agit d’une personne distincte que le/ la participant·e)
• Adresse : rue, code postale, ville et pays
• IBAN
• SWIFT
• Numéro de compte
• Clé bancaire
• Pays de la banque

Ces données personnelles sont fournies :

1. par vos soins par le biais du formulaire d’inscription disponible en ligne sur la plateforme de recrutement ORSEE de HEC-LABEX ou ;
2. b) par vos soins lors de votre participation de manière spontanée (sans inscription préalable) à l’une de nos expériences comportementales, que celles-ci se déroulent en laboratoire ou en ligne. Dans cette hypothèse, les données personnelles de votre profil de participant sur la plateforme de recrutement ORSEE de HEC-LABEX sont renseignées par le personnel de HEC-LABEX.

Dans votre profil de participant sur la plateforme de recrutement ORSEE de HEC-LABEX, figure également le statut de participation (présence, absence, renvoi) pour toutes les expériences auxquelles vous vous êtes inscrit·e.

Les données de votre profil sur la plateforme de recrutement ORSEE de HEC-LABEX ne sont pas mises en rapport ou interconnectées avec les données recueillies pendant les expériences menées par HEC-LABEX.

3. Dans quels buts vos données personnelles sont-elles traitées par HEC-LABEX ?

Vos données personnelles issues de la plateforme de recrutement ORSEE d’HEC-LABEX sont traitées dans les buts suivants :

• Organisation des expériences de HEC-LABEX ;
• Recrutement de participant·e·s correspondant aux critères de recherche d’une expérience spécifique ;
• Envoi, par le biais d’e-mails d’invitation, d’informations sur les nouvelles expériences réalisées par HEC-LABEX ;
• Envoi d’e-mail d’information contenant des actualités sur la plateforme de recrutement ORSEE de HEC-LABEX, de votre profil de participant ou de HEC-LABEX ;
• Création d’une liste de personnes souhaitant participer aux expériences menées par HEC-LABEX ;
• Envoi d’e-mails d’avertissement aux participant·e·s qui se sont inscrit·e·s, mais qui ne se sont pas présenté·e·s à une expérience du HEC-LABEX ainsi qu’envoi d’informations relatives à une inscription ou à une participation à une expérience (p. ex. annulation d’une session, oublie d’une signature sur un document officiel lors d’une participation, etc.) ;
• Création d’une liste des personnes devant être payées par virement bancaire pour leur participation à une expérience menée par HEC-LABEX en laboratoire ou en ligne ;
• Vérification des informations par le service financier de HEC et transmission de la liste des personnes devant être payées au service financier de l’UNIL pour exécution automatique des virements bancaires ;
• Prise de contact par e-mail si des données sur le profil devaient être erronées ainsi que demande de rectification de ces données erronées. Sur demande ou confirmation du/de la participant·e, le HEC-LABEX et/ ou le HEC service financier peuvent modifier les données erronées en question.

Les différents traitements effectués avec vos données personnelles correspondent à l’accomplissement de tâches publiques de l’UNIL, notamment le développement de la science par la recherche. Vos données personnelles ne sont en aucun cas vendues à des tiers, en particulier à des fins de marketing ou promotionnelles.

Des analyses sur les données des participants aux expériences du HEC-LABEX sont effectuées pour connaître les caractéristiques des participant·e·s sur la plateforme de recrutement ORSEE de HEC-LABEX. Celles-ci sont toutefois réalisées sur des données entièrement anonymisées.

4. A qui vos données personnelles sont-elles communiquées par HEC-LABEX ?

Lorsque vous participez à une expérience, HEC-LABEX transmet vos données personnelles aux personnes mettant en œuvre l’expériences au laboratoire HEC-LABEX (ci-après : « les expérimentateurs ») et ceci à des fins de vérification de présence et vérification de l’identité des participant·e·s.

Les expérimentateurs établissent un rapport à l’attention de l’équipe administrative du HEC-LABEX sur la présence, l’absence, le renvoi ou sur toute personne ayant adopté un comportement inapproprié durant l’expérience ou pouvant mettre en péril le bon déroulement de celle-ci.

De plus, lorsque vous participez à une expérience avec paiement des participant·e·s par virement bancaire, HEC-LABEX transmet vos données personnelles aux services financiers de HEC et de l’UNIL et ceci a des fins de paiement du dédommagement de participation par virement bancaire.

Conformément à l’art. 958f CO les services financiers de HEC de l’UNIL gardent des traces des paiements effectués et de vos données personnelles pour une durée de 10 ans. Après ce délai vos données personnels seront supprimées.

Les données personnelles traitées par la plateforme de recrutement ORSEE de HEC-LABEX sont uniquement utilisées dans le but d'organiser des expériences comportementales et ne sont pas transmises à des tiers, à moins que vous ayez donné expressément votre consentement à cette communication.

HEC-LABEX peut être amené à divulguer vos données personnelles dans le cadre d’une procédure civile, pénale ou administrative, à la demande d’une autorité judiciaire ou administrative ou pour se conformer à une obligation légale.

5. Comment vos données personnelles sont-elles protégées par l’HEC-LABEX ?

HEC-LABEX met tout en œuvre pour assurer la sécurité de vos données personnelles et éviter ainsi tout accès, utilisation, modification ou divulgation illicite de ces dernières. HEC-LABEX veille dans la mesure du possible à ce que tout tiers auquel vos données personnelles sont communiquées les traitent de manière sécurisée pour en assurer la confidentialité et l’intégrité.

La base de données de la plateforme de recrutement ORSEE du HEC-LABEX est stockée sur un serveur sécurisé de l’UNIL. Tout accès aux données personnelles de la plateforme de recrutement ORSEE du HEC-LABEX est soumis à l’utilisation d’un mot de passe individuel.

6. Comment modifier et supprimer vos données personnelles ?

À tout moment, vous avez la possibilité de consulter votre profil de participant sur la plateforme de recrutement ORSEE de HEC-LABEX, de vous désabonner de la liste d'invitations de HEC-LABEX ou de modifier les informations vous concernant sur votre profil de participant en cliquant sur le lien « Consulter ou modifier vos données » qui figure en bas de chaque e-mail d’invitation à une expérience.

Veuillez noter qu’un certain nombre de données (prénom et nom de famille, adresse e-mail, numéro de téléphone et date de naissance) peuvent uniquement être modifiées sur votre compte SWITCH edu-ID. Toute modification de données sur SWITCH edu-ID entraine une reprise automatique des modifications sur votre profil de participant.

Conformément à l’art. 25 LPrD, toute personne peut demander à d’avoir accès à ses données personnelles, demander leur mise à jour, leur rectification ou leur destruction. Pour une telle demande, vous pouvez contact HEC-LABEX en envoyant un e-mail à : explab@unil.ch.

7. Contact

Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité, vous pouvez vous adresser à : explab@unil.ch

Dernière révision : Juin 2020